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¿Cómo administrar un control de pagos en mi escuela en el 2020?

Sisteméxico
Publicado por Sisteméxico el 22/10/20 09:00 AM

Todos hablan de lo importante que es mantener la eficiencia en cuanto a la administración de los pagos de una escuela, pero pocos explican cómo llevar a cabo dicho control de las colegiaturas con diferentes programas de gestión, como el clásico Excel de Microsoft o con cualquier servidor virtual, ya sea pagado o descargado de manera gratuita.

Entre estas 3 opciones lo más conveniente, sin duda, es el Excel o el servicio con cuota, pues al descargar un aparentemente programa gratuito en realidad estamos otorgando nuestros datos e información de empresa e incluso la de nuestro alumnado a una página cuya ética y políticas de privacidad de los propietarios desconocemos.

 

¿Cómo administrar el pago de colegiaturas?

Comencemos con Excel, después podemos comentar algunos campos genéricos que suelen estar presentes en los programas de administración pagados, es decir, los campos que generalmente deben llenarse dentro de las plantillas, tales como el nombre del estudiante, el mes, la cantidad a pagar, entre otros espacios básicos.

Después, te daremos algunos tips para realizar pagos con tarjeta, pues es una forma de pago que puede ahorrarte muchos dolores de cabeza al administrar y llevar un mejor control de las fechas de pago de los alumnos. Además, esta opción de pago le facilita la vida a más de un padre de familia.

 

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Plantillas para Excel

Las plantillas de Excel ayudan a la realización de diversas tareas, por lo que es básico para un trabajador de caja saber cómo realizar hojas de control. Si queremos conocer y calcular mejor los ingresos mensuales que realiza nuestra matrícula de modo periódico, las hojas de cálculo deben llevar un número determinado de campos y llenarse con información muy específica.

Veamos cuáles son esos campos que necesita una plantilla para control de pagos:

1. Alumno y tutor/ responsable de pago: es el registro de los estudiantes y tutores o persona responsable que está realizando el pago. Recuerda contabilizar mensualmente cada pago del alumno. En este campo puedes incluir valores añadidos como la compra de uniformes o los materiales escolares.

2. Retardo, incumplimiento o atraso: en la hoja de cálculo puedes añadir datos de retardos respecto a los pagos y reportar recargos por el vencimiento de la fecha de cobro. Con este campo puedes realizar una comparación entre los pagos de meses anteriores y ver el historial del estudiante en el cumplimiento de las colegiaturas.

3. Cantidad a abonar: la cantidad numérica y en letras es muy importante para dejar por escrito el dinero que se está otorgando para cumplir con los pagos y tal vez deudas pendientes.

4. Número de recibo: mantener un número de recibo puede facilitar la identificación de un pago o estudiante de manera exacta y rápida ante cualquier eventualidad.

5. Concepto: aunque se trata del pago mensual de una colegiatura es importante aclarar el concepto, porque en ocasiones pueden añadirse valores extras como el pago de la inscripción anual o algunas multas.

6. Método de pago: ahora que existen diversas opciones para realizar pagos es muy necesario dejar un registro de la forma en que se realizó ante cualquier duda o eventualidad. Si se realiza en efectivo puedes redactarlo de esa manera, pero si es por medio de tarjeta bancaria hay que especificar el tipo de tarjeta con el que se pagó, pudiendo tratarse de una de débito o una de crédito. También es de suma importancia colocar la compañía bancaria.

 

Programas para administrar un control de pagos contratados

Respecto a los programas de control de pagos contratados, los campos pueden venir predeterminados o bien contar con diferentes “botones” para agregar o desagregar espacios con el fin de llenar de datos.

Sin embargo, vamos a presentarte algunos campos que pudieras colocar en este tipo de hojas. Los datos e información son de naturaleza genérica, es decir, son imprescindibles para la emisión de cualquier recibo y la realización de hojas de control de pagos.

Algunos de los campos que pueden venir para el diseño predeterminado de hojas en programas de control de pagos contratados son los siguientes:

1.Ciclo escolar

2. Nivel académico

3. Alumno

4. Datos de Clave Única de Registro de Población (CURP)

5. Datos de Registro Federal de Contribuyentes (RFC)

6. Tutor o familiar

7. Concepto

8. Abono

9. Grado o grupo del estudiante

10. Egresos e ingresos

11. Método de pago

 

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Además, estos programas te dan opciones para la emisión de los recibos y la posibilidad de imprimir toda la información necesaria, así como de realizar otras tareas para mantener un mejor conocimiento de los ingresos y egresos de cada mes dentro de la escuela.

  • Imprimir o reimprimir recibo
  • Cancelación de recibo
  • Generar estado de cuenta
  • Reporte de deudores
  • Corte de caja

¿Aceptar pagos con tarjeta?

 

Aceptar pagos con tarjeta no tiene que ser un dolor de cabeza si cuentas con un programa que te facilite conciliar tanto los pagos en efectivo como los emitidos con tarjeta o depósitos bancarios, pues esto evitará que pierdas el tiempo y concentres tu productividad en otras tareas tal vez más urgentes.

En este sentido, los programas para administrar un control de pagos contratados tienen mayor ventaja por encima del Excel. Puedes saber con más precisión la cantidad de pagos realizados, la fecha y quiénes lo realizaron. Sin duda, se trata de un sistema más completo e incluso de llenado automático de datos en algunos casos. Además, hay un mayor manejo de los niveles de seguridad respecto a los datos financieros y los del propietario de la tarjeta.

El pago con tarjeta bancaria agiliza el flujo de ingreso y las tareas de contabilidad, pues los ingresos tienden a crecer cuando se dan mayores facilidades de pago.

Al momento de aceptar pagos con tarjeta toma en consideración el estado del plástico. Los trabajadores de caja deben inspeccionar adecuadamente la tarjeta con que se paga: 

 

  • No la aceptes si esta cortada o doblada
  • Revisa la fecha de vencimiento, es decir, que la tarjeta esté vigente
  • Verifica la firma con la firma que aparece en la identificación personal o INE del que está pagando
  • Observa el código de seguridad

Lo mejor será optar una versión pagada de un administrador de control de pagos, pues aunque Excel es de los programas más completos para generar hojas de cálculo y plantillas de pagos, le falta la coordinación con los métodos de pago que un programa de administración más completo sí tendría.

Administrar los pagos es una tarea más fácil y llevadera si contamos no solo con los conocimientos importantes, también con las herramientas más adecuadas para gestionar las tareas de caja.

 

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Tópicos: Educación, Escuelas, Directores, School manager, Sistema de control escolar, Software escolar, Control pagos escolares

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