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¿Cómo gestionar el control de pagos de tu escuela?

Sisteméxico
Publicado por Sisteméxico el 8/12/20 09:00 AM

El control de pagos puede volverse una auténtica pesadilla si no contamos con las herramientas necesarias para una cobranza fácil y práctica. Hoy por hoy es posible evitar problemas como fugas de efectivo, cobros no reconocidos por el banco y correos electrónicos de hacienda por ingresos y egresos no aclarados gracias a que contamos con algunas herramientas que se encuentran en programas de gestión escolar.

No cabe la menor duda de que limitar a los padres de familia al pago en ventanilla es quedarnos muy atrás en comparación con otras instituciones educativas, que ya cuentan con diferentes opciones de pago para que cada tutor o alumno escoja la que mejor se ajuste a su bolsillo y tiempo

De esta manera, no solo evitamos el desorden en las áreas de trabajo de nuestros empleados en caja, también podemos tener información de los alumnos más a la mano y los datos de los cobros emitidos en tiempo real.

 

Pero, ¿cómo llevar a cabo un control de pagos escolar?

 

Para responder a esta pregunta, el primer punto es reconocer la responsabilidad de quienes están a cargo del manejo de los pagos y los cobros. El éxito de una gestión depende de que cada quien realice las tareas que le corresponden. Así, es vital que apliquen estrategias y cumplan con obligaciones que ayuden a que los padres de familia no se atrasen con los pagos. 

El segundo punto es que nos informemos más acerca de las herramientas con las que podemos gestionar la verificación de pagos. De este modo, no agregamos más trabajo a los departamentos de administración y finanzas, al contrario los apoyamos con el cumplimiento de las responsabilidades.

Por eso es importante saber, ¿quiénes son los responsables de la cobranza?, ¿cuáles son las herramientas que podemos usar para que nuestra escuela trabaje para nosotros y no al revés?

 

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Responsables del control de pagos

Los encargados de cobros y finanzas no deberían limitarse a recibir el dinero y registrar las colegiaturas pagadas, también podrían prever, planificar y cuantificar los flujos de manera que puedan prevenir atrasos en los pagos y surjan malos cálculos que perjudiquen a otros departamentos de la empresa escolar.

Los otros responsables son los padres de familia y para asegurarnos que cumplan con las fechas debemos darles las opciones de pago y las herramientas para hacerlo. En este punto los administradores y caja pueden comunicarles cómo y dónde hacerlo. Algunos  programas de gestión escolar tienen módulos para mandar mensajería instantánea y correos electrónicos.

Para mantener un buen control de pagos son recomendables las siguientes buenas prácticas:

 

1. Comunicación asertiva y cobros personalizados

 

Conocer la situación de cada alumno a pesar de lo grande que sea la matrícula es muy importante. Así como se espera que el personal docente trabaje con base a las características de los estudiantes; el personal de caja, la dirección y la administración tienen que conocer el nivel socioeconómico y la situación de cada alumno más allá del dato frío en el registro, sobre todo ahora con la recesión económica a causa de la pandemia.

De esta forma, cuidamos que el número de nuestra matrícula no disminuya y esto nos afecte como empresa educativa. En ocasiones este tipo de información puede ayudar a que los estudiantes accedan a becas o financiamientos por medio de convenios al poder ofrecerlas.

 

2. Claridad sobre los pagos: fechas y costos

 

Desde el principio del ciclo escolar, todas las escuelas en México deben informar a los tutores y estudiantes acerca de los costos totales que se asumen una vez dentro del centro educativo. Tenemos la obligación de comunicar lo siguiente:

 

1. Inscripciones y reinscripciones (fechas)

2. Colegiaturas (el número total y las fechas)

3. Cobros de servicios extras: cursos de regularización o club de tareas, emisión de certificados y credenciales, exámenes extraordinarios, prácticas extracurriculares.

4. Calendarios de pagos 

5. Cobros de materiales e inventario en caso de requerir

6. Transportes

7. Servicios de alimentos

 

3. Flexibilidad para no involucrar a los menores

 

Ante cualquier atraso en los pagos, algunas escuelas niegan las clases o el presentar exámenes a los alumnos. Esto es entendible dado que se está ofreciendo un servicio del giro educativo y la formación

Sin embargo, hay que tomar en cuenta la ley del derecho a la Educación en México y las recomendaciones de la Profeco a padres de familia "Escuelas particulares, lo que debes saber". En las recomendaciones se habla de  Ley Federal de Protección al Consumidor (LFPC), que establece que en caso de que quedarán pendientes 3 o más pagos de colegiaturas se daría por terminada la relación contractual, por lo que la escuela tiene la obligación de comunicarlo 15 días antes.

Antes de llegar a tomar esta decisión, es importante hablar directamente con los padres de familia sobre qué está pasando para conocer mejor la situación y así evitar que el estudiante pase un mal momento frente a sus compañeros de grupo.

 

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4. Herramientas de gestión

 

Las herramientas de gestión con las que podemos contar actualmente son digitales. Es necesario que el personal de caja y control de cobranza comunique a los padres de estas opciones para realizar los pagos y las consultas que pueden hacer:

 

  • Consulta de adeudos
  • Acceder a historial de pagos
  • Crear planes de becas y cobros con descuentos automáticos
  • Configurar diferentes tipos de pagos 
  • Cambios descuentos y convenios

 

¿Cuáles son las herramientas para el control de pagos escolar?

Las herramientas a las que nos referimos pueden estar dentro de un software de control escolar o de adquisición individual. ¿Pero cuáles son?

 

1. Aplicaciones móviles 

 

Algunos sistemas de cobros permiten descargar aplicaciones desde las cuales hacer movimientos bancarios. Los tutores y estudiantes pueden pagar las colegiaturas en su celular, incluso tener ingresados los datos bancarios para hacer más rápidos los pagos.

 

2. Plataformas de cobro

 

También está la opción de realizar pagos directamente en la página web de la escuela o del sistema que fue contratado para el control de la cobranza.

 

3. Terminales bancarias para tarjetas de crédito o débito

 

Ya sea en la caja del instituto, el cajero automático de cualquier banco o en alguna tienda conveniencia, ahora son más las escuelas que no lo piensan mucho para que puedan hacerse pagos con terminales bancarias y con tarjetas de crédito o débito.

Para mantener un adecuado control de pagos la comunicación con los responsables de cobros es algo que no podemos dejar a un lado, así como el hecho de que los padres de familia estén enterados de los costos totales y las fechas cuando matriculan a sus hijos. Así prevenimos malos entendidos, fugas de dinero y malas cuentas. Lograrlo es posible al buscar e invertir en herramientas de gestión que digitalizan y hacen más accesible cualquier proceso para la comunidad educativa.

 

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Tópicos: Educación, Escuelas, Directores, Educacion, Sistema de control escolar, Software escolar

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