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¿Cómo solucionar el problema de los cobros en las escuelas privadas?

Sisteméxico
Publicado por Sisteméxico el 12/11/20 09:00 AM

Los problemas financieros de México afectan a toda la población, ya que sus efectos se sienten en todos los niveles económicos y ahora más con una lenta recuperación económica a causa de la pandemia. De acuerdo con el presidente de la Cámara Nacional de la Educación de la República Mexicana, (Canermex), Mario Luis Pérez Méndez, en las escuelas particulares el 40% de los trabajadores están en riesgo de terminar desempleados por la disminución de la matrícula y otros gastos añadidos.

De este modo, esta situación afecta especialmente a las escuelas privadas del país, pues el número de familias que anteriormente estarían interesadas en darle una educación privada a sus hijos, pueden desestimar los beneficios que ofrece este servicio por motivos económicos. No es para menos, ya que la mayoría de estas familias no pueden cubrir estos gastos ante la ola de desempleos y el aumento de los costos de insumos y servicios en la casa.

Entre las principales consecuencias de la crisis económica está el hecho de que muchos tutores y familias han optado por eliminar ciertos gastos como libros especiales, actividades extracurriculares o cualquier tipo de ayuda que se convierta en un nuevo desembolso de dinero

Para algunos padres de familia que aún desean que sus hijos asistan a escuelas privadas, se han visto en la necesidad de escoger con base en el precio de las colegiaturas o de solo mandar a uno de los hijos al colegio privado.

 

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El número de peticiones de becas se ha incrementado, así como la solicitud de prórrogas o los planes de pagos que permitan que las familias puedan cumplir, aunque sea fuera de tiempo, con sus responsabilidades financieras y así mantener a sus hijos en la escuela.

Así, esta situación genera grandes problemas para las escuelas privadas, ya que se ven en la necesidad de reducir gastos en programas que pudieran resultar muy atractivos para las familias, recurrir a préstamos de instituciones bancarias o disminuir inversiones en la infraestructura o el equipo escolar. Todo sin contar con los aumentos en el salario de profesores y personal administrativo.

Frente a esta situación, muchas escuelas han recurrido a sistemas electrónicos de cobranza y facturación que permiten mejorar la administración financiera del plantel. No cabe duda de que para un planteamiento tan claro de este tipo de problemas es necesario que tengamos el apoyo de un personal capacitado y una herramienta que pueda administrar mejor los pagos.

Estos sistemas permiten reducir los costos de gestión, ya que los pagos son trasladados a conceptos como inscripciones, colegiatura o exámenes. Además, los pagos pueden realizarse en bancos o tiendas de conveniencia, no solo en la caja dentro de la escuela.

El personal de caja podrá dedicar su tiempo al seguimiento de la cobranza en lugar de la propia operación, además de que los padres de familia tendrán mayores facilidades para realizar el pago en el momento, ya sea por medio de tarjeta, depósito o transferencia bancaria

 

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Las escuelas privadas deben proveer todas estas facilidades, ya que frente a tantos gastos que tienen que cubrir las familias, no es raro que una eventualidad haga que utilicen el dinero de la colegiatura en otro asunto. Del mismo modo, ante cualquier atraso en los pagos, el sistema registrará este antecedente en el historial del estudiante matriculado.

Entonces, las escuelas han optado por la digitalización de sus procesos financieros en búsqueda de los siguientes beneficios:

 

  • Facturar electrónicamente por CFDI (complemento para instituciones educativas)
  • Emisión de timbrado de nóminas CFDI
  • Envío masivo por correo electrónico de los estados de cuenta, recordatorios de pagos y avisos de saldos vencidos
  • Configuración total con base en cada ciclo escolar
  • Personalización por alumno, conceptos y cantidades a cobrar
  • Creación y configuración de cualquier concepto de cobro
  • Control de recargos, becas y descuentos por pronto pago
  • Creación de cualquier formato de recibo
  • Cancelación de recibos de pago al conservar el folio del recibo e indicando el usuario que lo canceló
  • Realización de cartas, constancias y oficios 
  • Generación e interpretación de pagos bancarios referenciados
  • Elaboración de códigos de barra para pagos en OXXO    
  • Emisión de estados de cuenta por alumno, día o deuda total
  • Corte de caja por día, semana, mes, año, nivel académico, plan de pago, concepto, forma de pago, usuario y cuenta
  • Creación de un listado de deudores por fechas con montos desglosados
  • Presupuesto de ingresos de acuerdo a alumnos inscritos
  • Control de egresos y balance de resultados
  • Exportación de la información a hojas de cálculo, documentos de texto y PDF o como archivo adjunto en un e-mail

 

La adquisición de un sistema de gestión escolar que provea de todas las características anteriores ha permitido que muchas escuelas no solo sobrevivan, sino que prosperen frente a todas las dificultades que enfrenta el mercado moderno.

Nueva llamada a la acción

 

Tópicos: Escuelas, Administrativos, Directores, School manager, Sistema de cobros, Problemas administrativos

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