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Estrategias para el ahorro de gastos en las escuelas

Sisteméxico
Publicado por Sisteméxico el 1/10/20 09:00 AM

En el colegio Galileo Galilei los últimos en salir del edificio era el personal administrativo. Al director de la escuela le preocupaba esta salida tan tarde, pues implicaba gastos de luz, agua y horas extra. También la situación provocaba que los porteros se fueran después de la hora que debían.

En consecuencia, la directiva tenía que estar pendiente no solo de que los estudiantes de su escuela estuvieran logrando los aprendizajes esperados y que las estrategias de los docentes fueran las más adecuadas; también debía darle seguimiento a las entradas y salidas de las secretarías posterior al horario escolar.

Lejos de procurar reducir gastos como toda empresa, parecía que los desembolsos de esta escuela aumentaban por una ineficiente administración con muchas áreas de oportunidad. Y no es una preocupación cualquiera, pues para una escuela la reducción de gastos debe realizarse de manera estratégica y sin afectar a los estudiantes, ya que la situación económica que afecta a nivel mundial está tocando lugares tan importantes como son los centros educativos. Reducir gastos es importante como empresa.

 

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Esto no es para menos, pues las instituciones educativas son el lugar donde, además de formar a niños y jóvenes, se incide directamente en el desarrollo de la sociedad. La educación es un pilar importante para las culturas, las comunidades y la paz. En ese sentido los sistemas de gestión escolar, que ven las cobranzas y otros registros, pueden ser grandes aliados para facilitar y acelerar procesos que nos dejen como única preocupación el acompañamiento a los alumnos.

La razón de que algunas secretarías del colegio Galileo Galilei tardaran tanto en irse de las instalaciones cada día, era porque hacían el inventario y llevaban el registro de los pagos de las colegiaturas. El horizonte cotidiano estaba bordeado de montañas de notas y facturas solicitadas por algunas madres y tutores de los estudiantes. 

Las ojeras y preocupaciones del director deberían estar más dirigidas a seguir los casos de los alumnos y la realización de actividades como comunidad educativa, más que hacia las salidas del personal administrativo y manual por una mala gestión.

 

¿Por qué la preocupación debe ser esa y no otra?

 

Porque hoy en día todas las escuelas luchan por convertirse en el lugar que propicia los aprendizajes de los alumnos por medio de estrategias interesantes y atractivas. Pero para que esto ocurra, deben hacerse cambios estratégicos que resulten eficaces y eficientes en la gestión y administración interna, ya que ambas categorías son necesarias para poder manejar criterios de calidad con la intención de responder a las necesidades de la comunidad estudiantil.

Los cambios se logran si se transforman los estilos y la forma de dirección en los distintos niveles de la empresa educativa. La intención es darle una nueva orientación a las formas tácticas y operativas de la administración de manera que se beneficie generando el ahorro y reducción de costos en el centro escolar.

Es por ello, que hoy en día muchas escuelas han apostado por implementar estrategias donde se automaticen los servicios escolares. La finalidad no es solo facilitarle la vida a la comunidad estudiantil, sino también implementar el ahorro de gastos de cobranza y personal.

En este sentido, School Web es un sistema de gestión escolar que puede facilitarte la vida si tus circunstancias son parecidas a las del director del colegio Galileo Galilei.

 

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  La solución al alcance de sus manos

School Web es una moderna plataforma que ofrece la posibilidad de automatizar los servicios escolares, de manera rápida y sencilla.

Otorga beneficios, que generan cambios significativos y diferenciadores en la forma de operar de un centro educativo, como son la facturación, los recordatorios y pagos automáticos y el registro actualizado de egresos e ingresos durante periodos previamente señalados en el programa.

A continuación, te platicamos más acerca de estos procesos vueltos dinámicos gracias a la plataforma de School Web.

 

1. Facturación 

 

Tu centro de estudios puede olvidarse de la tediosa tarea de realizar facturas a cada familia o estudiante en el caso de la universidad, pues a través de School Web las facturaciones son rápidas y fáciles de generar.

Además, el programa permite que las familias puedan descargar las facturas y actualizar los datos fiscales de ser necesario.

 

2. Automatización de pagos

 

Tener uno o varios empleados atendiendo las cajas de la escuela ya no es necesario con los servicios de School Web. Las familias y los estudiantes pueden realizar los pagos en línea con tarjeta de crédito o débito y en efectivo en alguna tienda de conveniencia (OXXO, 7Eleven, Extra) o en bancos. Todo a través de un servicio ágil, cercano y muy cómodo.

Esta forma de realizar los pagos mantiene a los administradores informados acerca de todos los pagos realizados en tiempo real. Además, lleva las cuentas al día sin la necesidad de intervención de un personal que registre los depósitos, así como elimina cualquier error de índole humana, como son la condonación de recargos o los pagos mal capturados.

 

3. Recordatorios automatizados 

 

Con School Web puedes definir, desde el inicio del ciclo escolar, el momento en que quieres que se le recuerde a la familia o alumno las fechas de pagos y los recargos realizados. Lo único que tendrás que hacer después de esta programación es esperar a cobrar y dar seguimiento al proceso de registro.

Esta automatización releva al personal de la incómoda labor de estar localizando a los padres de familia para cobrarles. También, mejora drásticamente la efectividad de la cobranza y el flujo de dinero.  

 

4. Información en tiempo real 

 

School Web permite a los directores de los centros educativos tener la información actualizada siempre en sus manos. Así te ahorras todos los gastos vinculados a la cobranza y la cansada labor de supervisar al personal que se encarga de preparar los reportes para registrar todo lo que acontece en el centro estudiantil.

Al implantar una plataforma como School Web, los centros educativos pueden ahorrar dinero, ya que el sistema se encarga de facilitar y optimizar las tareas vinculadas al área administrativa. 

Para mayor información, te invitamos a conocer más sobre esta innovadora forma de gestionar tu centro educativo. 

La intención es que conozcas el medio perfecto para que tu escuela experimente los mejores avances tecnológicos y pueda elevar su prestigio tanto a nivel nacional como internacional.

 

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Tópicos: Educación, Escuelas, Directores, School manager, Sistema de control escolar, Software escolar

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